Beergeek, sociedad domiciliada en la ciudad de Bogotá, ubicado en la dirección Carrera 20  No. 122-74 y correo electrónico [email protected], por medio de la presente se permite establecer y hacer públicos los principios y parámetros mediante los cuales adelantará el tratamiento de los datos personales que recolecte en desarrollo de su objeto social, en las calidades tanto de responsable, como de encargado del manejo de la información:

1.   Objeto.

Por medio de la presente política de tratamiento de datos, Beergeek pretende establecer las reglas aplicables al tratamiento de datos personales recolectados, usados y almacenados por esta compañía en desarrollo de su objeto social; en las calidades de responsable y/o encargado del tratamiento de la información según sea el caso.

Todo lo anterior tiene como fundamento la ley estatutaria 1581 de 2012, reglamentada por el Decreto Nacional 1377 de 2013, y el Decreto 1074 de 2015, circulares complementarias y sus fundamentos constitucionales respecto a la protección de la intimidad, protección de los datos de las personas y el derecho al habeas data.

2.   Ámbito de aplicación.

La presente política se aplicará al tratamiento de datos personales efectuado en territorio colombiano, o cuando le sea aplicable la norma al responsable y/o encargado ubicado fuera del territorio colombiano, en virtud de tratados internacionales, relaciones contractuales, entre otros.

Las disposiciones contenidas en esta política se aplicarán a cualquier base de datos personales que se encuentren en custodia de Beergeek, bien sea en calidad de responsable y/o encargado del tratamiento.

3.   Definiciones. 

De conformidad con la ley 1581 de 2012, para los efectos de la presente política, se entiende por:

• Autorizaciones: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para tratar sus datos personales que no tengan la característica de públicos.
• Base de datos personales: Conjunto organizado de datos que es objeto de tratamiento de la empresa. Puede ser automatizada o física de acuerdo con su forma de almacenamiento.
• Dato Personal: Es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales, identificándolas.
• Dato personal sensible: Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación. Razón por la cual gozan de una protección especial, en específico se refieren a la salud, sexo, filiación política, raza u origen étnico, huellas biométricas, pertenencia a sindicatos, entre otros.
• Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y su tratamiento.
• Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otra realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del tratamiento.
• Titular del dato personal: Es la persona natural cuyos datos sean objeto de tratamiento. 
• Tratamiento de datos: Cualquier operación o conjunto de operaciones que se realizan sobre datos personales tales como recolección, almacenamiento, uso, supresión, etc.
• Área encargada: Persona o grupo de personas que tienen bajo su custodia y responsabilidad al interior de la empresa las bases de datos personales.
• Habeas data: Derecho fundamental de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar en cualquier momento la información de su propiedad, que manejen terceros.

4. Tratamiento y finalidades. 

El tratamiento que realizará Beergeek actuando como responsable y/o encargado será el de recolectar, almacenar, procesar, usar, administrar, circular y transmitir los datos personales, atendiendo de forma estricta los lineamientos establecidos por la ley, con las siguientes finalidades según sea el caso:

4.2 Clientes

Beergeek en desarrollo de su objeto social trata la información contenida en esta base de datos para las siguientes finalidades:

• Comercialización de productos y servicios que, en desarrollo de su objeto social, Beergeek suele ofrecer en el mercado.
• Expedición de facturas de venta y/u órdenes de compra generadas a partir de la compra de productos por parte del cliente.
• Realizar seguimientos o estudios encaminados al mejoramiento del servicio que presta, así como de los productos que comercializa Beergeek.
• Atención a peticiones, inquietudes, quejas y solicitudes elevadas por los clientes.
• Informar por cualquier medio, las promociones, novedades, productos y servicios actuales y futuros relacionados con los eventos, concursos, actividades de promoción, fechas especiales, cortesías en su cumpleaños y otras finalidades comerciales directa o indirectamente relacionadas con la actividad propia de Beergeek, y/o promociones, novedades, productos y servicios promovidos directamente por aliados estratégicos de Beergeek que les generen valores agregados a los usuarios y/o clientes.
• Adelantar en debida forma el desarrollo de actividades promocionales, eventos, concursos y sorteos ideados por Beergeek para fidelizar sus clientes.
• Generar y remitir información de interés respecto publicidad, actividades promocionales, concursos, y sorteos.
• Ofrecimiento de incentivos a todos los clientes que hacen parte de los grupos de interés creados por Beergeek, dirigidos a fidelización del cliente.
• Elaboración de encuestas de satisfacción sobre el funcionamiento general y los servicios prestados por Beergeek.
• Cumplimiento de obligaciones contractuales.
• Cumplimiento de obligaciones de carácter administrativo, contable y/o tributario.
• Si es el caso, adelantar gestiones de cobranza en caso de existir saldos vencidos o capital en mora por parte de los clientes.
• Invitación a eventos promovidos u organizados por Beergeek, con el fin de promocionar e impulsar nuevos productos y servicios
• Comparar y analizar la información recolectada en la tienda virtual con las pasarelas de pago por medio de las cuales los Clientes pueden efectuar el pago electrónicamente de sus pedidos.
• Suministrar los datos necesarios del cliente a terceros designados por Beergeek, cuando estos realicen compras de los productos ofrecidos por Beergeek, por medio de la página web, con el fin de que lo contacten por cualquier medio, para aclarar información, informar sobre productos no disponibles, confirmar datos de entrega, informar status del envío, entre otros.
• Gestionar la correcta entrega de los productos y servicios comprados a través de la página web. (El contacto se podrá realizar por correo electrónico, a través de la aplicación de WhatsApp o Telegram, por mensajes cortos de texto (SMS) o llamadas telefónicas).

Nota: Las pasarelas de pago que se pongan a disposición de los Clientes para realizar el pago de los productos o servicios electrónicamente, podrán solicitar información personal de los Clientes para efectuar los procedimientos de los pagos. En estos escenarios, las pasarelas de pago solicitarán la revisión y aprobación previa de sus políticas de privacidad de los datos, las cuales, se ajustan a las políticas y medidas de protección implementadas por Beergeek, garantizando en todo momento la correcta recolección de los datos personales, el tratamiento y el ejercicio de los derechos en cabeza de sus titulares.

5. Derechos de los titulares de la información.

 Los titulares de la información contenida en las bases de datos que trate Beergeek sea como responsable, o como encargado del tratamiento tienen los derechos que a continuación se relacionan de conformidad con lo dispuesto por la Constitución Política de Colombia y la normativa aplicable y vigente.

El ejercicio de dichos derechos solo podrá adelantarse de forma exclusiva por el titular del dato o por las personas que este autorice de conformidad con lo establecido por la ley.

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
• Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente política y las leyes que regulan la materia.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

6. Deberes de Beergeek respecto de las bases de datos con información personal de terceros cuando actúe como responsable y encargado.

6.1  Deberes como Responsable del tratamiento.

Cuando Beergeek asuma la calidad de responsable del tratamiento de datos personales adelantará tal gestión en cumplimiento de los siguientes deberes, sin perjuicio claro está de las demás disposiciones previstas en la ley.

• Garantizar al titular de la información en cualquier momento y de forma gratuita el pleno y efectivo ejercicio de los derechos que tiene a conocer, actualizar, modificar y rectificar sus datos.
• Solicitar, y conservar en los casos que sea necesario, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular. 
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su uso, acceso, adulteración, consulta no autorizada o fraudulenta, adulteración o pérdida.
• Actualizar la información y en caso de efectuar cambios sustanciales en el tratamiento de las bases de datos, informarlo tanto a los titulares como al encargado en caso de existir.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y en caso de existir un encargado del manejo de la misma, informárselo.
• En caso de existir un encargado del tratamiento de la información, suministrar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado por el titular.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados por titulares de la información dentro de los términos señalados la ley y replicados en esta política de tratamiento.
• Socializar con las áreas encargadas al interior de la empresa los procedimientos y políticas para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley que regula la materia.
• Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
• Informar a la autoridad de protección de datos personales cuando se presenten violaciones a los estándares de seguridad de la información y por ende existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

6.2 Deberes como Encargado del tratamiento.

Cuando Beergeek asuma la calidad de encargado del tratamiento de datos personales bajo su custodia, deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio claro está de las demás disposiciones previstas en la ley.

• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley.
•  Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento de acuerdo a los términos que se hayan pactado en los contratos con estos.
• Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en esta política y la ley que rige la materia.
• Socializar con las áreas encargadas al interior de la empresa los procedimientos y políticas para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley que regula la materia.
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que puedan tener acceso a ella.
• Informar a la autoridad de protección de datos personales cuando se presenten violaciones a los estándares de seguridad de la información y por ende existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

7. Procedimiento para la atención de solicitudes y reclamos por parte de los titulares de la información.

En desarrollo del derecho fundamental de los titulares al Habeas Data respecto de los derechos de acceso, consulta, actualización, rectificación, o cancelación se seguirá el siguiente procedimiento:

• Los derechos sobre los datos personales sólo podrán ser ejercidos directamente por el titular, o por un tercero habilitado legalmente de acuerdo a lo establecido por la ley 1581 de 2012. Esta condición se acreditará mediante copia del documento de identidad, y en caso de ser autorizado, el poder debidamente otorgado.
• La solicitud para ejercer cualquiera de estos derechos deberá hacerse a través del canal delimitado por Beergeek dentro de la presente Política de Tratamiento de datos personales.
• La solicitud de ejercicio de los derechos deberá contener:
  • Nombre del titular del dato, y de ser el caso de su apoderado o representante.
  • Petición concreta y precisa del derecho que pretende ejercer. En cada caso, la petición deberá estar razonablemente fundamentada para que Beergeek proceda como responsable de la base de datos a dar respuesta.
  • Dirección para notificaciones.
  • Documentos que soportan la solicitud.
  • Firma de la solicitud.

En caso de faltar alguno de los requisitos indicados, Beergeek lo comunicará al solicitante dentro de los 5 días siguientes a la recepción de la solicitud, para que los mismos sean completados. Si transcurridos dos meses sin que se presente la información requerida se entiende que se ha desistido de la solicitud.

Beergeek internamente se encargará de crear una base de datos sobre Peticiones y reclamos, así como de cumplir con la obligación legal de reportarlos ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

En caso de que Beergeek actúe como responsable de la información atenderá el reclamo en un máximo de 15 días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuera posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual no puede superar en ningún caso los 8 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

A su turno, en caso de que Beergeek actúe como encargado del tratamiento informará tal situación al titular o interesado en la petición o reclamo, y comunicará al responsable del tratamiento de la información la solicitud, con el fin de que éste de la respuesta a la solicitud de consulta o reclamo presentado, lo cual será informado al titular para que tenga conocimiento sobre la identidad del responsable de la información y en consecuencia el obligado principal de garantizar el ejercicio de su derecho.

De conformidad con lo establecido por la ley, en caso de pretender acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio en ejercicio de las acciones legales contempladas para los titulares de datos o interesados, se deberá agotar previamente el trámite acá descrito

8. Canal designado para la recepción de peticiones y reclamos en ejercicio de los derechos de los titulares de la información.

En todo caso, Beergeek actuando como encargado o como titular de la información recibirá peticiones y reclamos en ejercicio de los derechos de los titulares de la información en el correo electrónico:

✔    [email protected]

 Dicho correo será controlado y manejado por el área administrativa de la empresa, quien conoce sus obligaciones legales con el fin de atender los requerimientos que por dicha vía se eleven.

Cualquier cambio en este canal será informado en debida forma a los titulares de la información.

9. Prohibiciones 

En desarrollo de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, y su correcta aplicación, se establecen las siguientes prohibiciones:

• Beergeek prohíbe el acceso, uso, gestión, cesión, comunicación, almacenamiento y cualquier otro tratamiento de datos personales de carácter sensible sin autorización previa del titular del dato y de Beergeek mismo.
• Está prohibida la transferencia internacional de datos personales a terceros países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos de conformidad con lo establecido por la ley 1581 de 2012 y los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio, aplicando las excepciones que se han establecido para estos casos.

10. Temporalidad de los datos

La permanencia de los datos tratados por Beergeek sea como responsable o como encargado del tratamiento estará determinada por la finalidad por la cual dichos datos fueron recogidos o entregados a Beergeek, según sea el caso.

Por lo tanto, una vez se agote la finalidad de Beergeek, procederá a su destrucción o devolución, según como se estime pertinente.

De todas formas, Beergeek es consciente que existen obligaciones de carácter legal, laboral, contable y tributario que le obligan a conservar por cierto tiempo determinado algunos datos, por lo que se compromete a hacerlo sólo y únicamente para tal efecto, adoptando las medidas técnicas y de seguridad que un tratamiento adecuado.

11. Medidas de seguridad

Beergeek, como desarrollo del tratamiento de los datos personales que recoja o sobre los cuales esté encargado según sea el caso, adoptará todas las medidas de seguridad, físicas, tecnológicas y administrativas que considere pertinentes según los datos que maneje, las cuales serán aplicables en todo caso a las áreas encargadas.

Beergeek, en cumplimiento de la ley estatutaria 1581 de 2012 y las exigencias establecidas por la Superintendencia de Industria y Comercio comunicará a esta última cualquier caso de fallas en la seguridad de la información que pueda haber causado pérdida, robo, consulta o modificación fraudulenta, y las medidas que se tomaron al respecto.

12. Entrega de datos personales a autoridades administrativas.

En caso de que las autoridades con funciones jurisdiccionales o administrativas soliciten a Beergeek la consulta y/o entrega de datos personales consignados en sus bases de datos; se evaluará de forma interna tal petición, y en caso de cumplir con todos los requerimientos legales, se documentará internamente el caso y se agregará al histórico que maneje internamente la sociedad, esto en cumplimiento de las normas que rigen la materia.

13. Vigencia 

La presente política de tratamiento de datos personales a cargo de Beergeek quien actúa como responsable y encargado del tratamiento de información de terceros paralelamente ha sido aprobada y por lo tanto regirá a partir del 1 de enero de 2021, con un término indefinido hasta que se adelante una reforma sustancial a la misma, Fenómeno que será debidamente informado a través de los canales dispuestos. La última modificación efectuada se ha realizado el día: 20/04/2021.